Buonasera,
secondo il Suo autorevole parere, la nomina a Responsabile del Procedimento, ai sensi della L. 241/90, può essere attribuita esclusivamente attraverso un gestionale interno all’ente che, tra l’altro, non prevede alcuna notifica formale inviata al dipendente, nemmeno a titolo conoscitivo? Non sarebbe, invece, necessaria una formale designazione scritta, nonché la relativa sottoscrizione per accettazione da parte del soggetto designato?
Cordiali saluti.
No, la nomina tramite un semplice automatismo gestionale senza notifica non è legittima, ed è necessaria una designazione formale scritta, mentre non è richiesta la firma per accettazione.
Ecco l’analisi focalizzata esclusivamente sulla Legge 241/90.
1. Il “gestionale silente” e la violazione della Legge 241/90
L’architettura della Legge 241/90 si basa sul principio di trasparenza e certezza delle responsabilità, sia verso l’interno (l’amministrazione) sia verso l’esterno (i cittadini).
Un sistema gestionale che assegna la responsabilità di una pratica a un dipendente senza inviare alcuna notifica formale viola direttamente l’articolo 5 della L. 241/90:
- Il meccanismo di sussidiarietà (Art. 5, comma 3): La legge stabilisce che “Fino a quando non sia effettuata l’assegnazione […], è considerato responsabile del procedimento il funzionario preposto all’unità organizzativa”. Questo significa che il passaggio di responsabilità dal dirigente/fuzionario apicale al singolo dipendente richiede un atto di volontà organizzativa (l’assegnazione).
- La natura recettizia dell’atto: L’assegnazione è un provvedimento datoriale che produce effetti solo nel momento in cui entra nella sfera di conoscenza del destinatario. Un inserimento informatico “privo di notifiche” non garantisce questa conoscenza. Il dipendente non può essere ritenuto responsabile (anche per le gravi conseguenze risarcitorie da ritardo ex art. 2-bis o disciplinari) di un procedimento che non sa legalmente di dover gestire.
2. Forma scritta e firma per accettazione nella 241/90
Esaminiamo i requisiti formali dell’atto di assegnazione:
- La designazione formale scritta: È NECESSARIA. L’assegnazione deve risultare da un atto scritto (un ordine di servizio, una disposizione dirigenziale o un provvedimento di assegnazione interno debitamente protocollato e trasmesso). Questo serve anche a soddisfare l’obbligo di comunicazione ai cittadini: l’art. 5, comma 2, prevede che il nominativo del Rdp sia comunicato ai soggetti interessati. Non si può comunicare all’esterno un nominativo se la sua designazione interna non ha una base giuridica certa e scritta.
- La sottoscrizione per accettazione: NON È NECESSARIA. L’assegnazione delle pratiche ai dipendenti rientra nei poteri di direzione e organizzazione del dirigente (o del responsabile dell’unità organizzativa). Si tratta di un atto unilaterale datoriale. Essendo un ordine di servizio legato alle mansioni ordinarie del profilo professionale del dipendente, non richiede il consenso di quest’ultimo per essere valido ed efficace. Il dipendente ha l’obbligo di eseguire l’incarico, fermo restando il suo diritto/dovere di segnalare immediatamente per iscritto eventuali cause di astensione obbligatoria (es. conflitto di interessi ai sensi dell’art. 6-bis della stessa L. 241/90).
Quadro di sintesi (Legge 241/90)
| Adempimento | Stato | Fondamento Giuridico / Logica Amministrativa |
|---|---|---|
| Attribuzione via software | Insufficiente | Può essere lo strumento tecnico, ma non sostituisce l’atto di assegnazione formale. |
| Notifica al dipendente | Obbligatoria | L’atto deve essere conosciuto dal dipendente per produrre effetti e far decorrere le sue responsabilità. |
| Firma per accettazione | Non richiesta | È un ordine di servizio unilaterale; è sufficiente la prova dell’avvenuta ricezione/conoscenza. |
In conclusione, la prassi di un “automatismo silente” espone l’amministrazione al rischio di vizi procedurali e all’impossibilità di rivalersi sul dipendente in caso di omissioni o ritardi, poiché l’assegnazione della responsabilità non si è giuridicamente perfezionata nei suoi confronti.
ATTENZIONE: se invece di automatismo si trattasse della assegnazione da parte del responsabile che accede con le proprie credenziali, quindi viene identificato, sarebbe del tutto legittima la designazione tramite sistema gestionale.