Sicuramente la richiesta di accesso è singolare. Forse non sarebbe corretto respingere automaticamente la richiesta per la normativa sulla privacy. Tuttavia, non ritengo neppure che il diritto di accesso del consigliere possa essere utilizzato senza limiti per acquisire un elenco nominativo e i recapiti privati di operatori economici, allo scopo di avviare contatti commerciali. Sicuramente manca un fine del tutto istituzionale.
La norma di riferimento è l’art. 43, comma 2, TUEL:
I consiglieri comunali e provinciali hanno diritto di ottenere dagli uffici […] tutte le notizie e le informazioni in loro possesso, utili all’espletamento del proprio mandato. Essi sono tenuti al segreto nei casi specificamente determinati dalla legge.
Si tratta di un diritto di accesso particolarmente, diverso dall’accesso documentale disciplinato dalla legge n. 241/1990. Infatti, non è necessario dimostrare un interesse personale, diretto, concreto e attuale e neppure è necessario motivare la richiesta secondo i criteri della L. 241/1990. L’art. 3 del D.P.R. 184/2006 disciplina la comunicazione ai controinteressati nell’ambito dell’accesso documentale ex legge 241/1990. Questa procedura non si applica automaticamente all’accesso dei consiglieri comunali, che ha una disciplina autonoma nell’art. 43 TUEL. Va da sé che non è necessario acquisire il consenso dei titolari delle autorizzazioni NCC.
È chiaro, però, che l’amministrazione deve consentire l’accesso al consigliere quando le informazioni sono oggettivamente utili all’esercizio delle funzioni consiliari. In altre parole, deve esistere un collegamento funzionale con il mandato e non può essere esercitato per finalità esclusivamente personali o estranee all’attività istituzionale.
Da quello che comprendo, il consigliere non collega la richiesta a un’attività di controllo politico-amministrativo sulla gestione delle autorizzazioni NCC, sulla disciplina comunale o sull’eventuale necessità di indire un nuovo bando. In conclusione, non è la materia NCC a essere estranea al mandato, ma la finalità commerciale dichiarata per ottenere i dati (sul punto c’è giurisprudenza).
Nel caso in questione, direi che vi sono elementi per non accogliere la richiesta così com’è formulata. Questo perché la finalità è di natura commerciale e personale.
La soluzione potrebbe essere il RENT. Il decreto n. 203/2024, istitutivo del RENT, all’art. 4 indica che hanno facoltà di accesso chiunque sia legittimato ai sensi della legislazione vigente, unicamente per la consultazione dei dati di cui all’Allegato A, lettere a), ad esclusione del dato relativo alla sede legale nel caso di ditta individuale, c), e), h), i), l), m), n) e o).
In sintesi, io direi no al consigliere (scrivendo una nota motivata e ben costruita) e aggiungere che se vuole può consultare, previo accesso di chi ha le credenziali comunali, al fine di vedere i soli dati visibili (come appena indicati – se vedi l’allegato A, comprendi subito)