Buongiorno,
sono a chiedere in quanto economo del comune, se posso effettuare acquisti online di materiali vari non avendo la possibilita’ di avere lo scontrino fiscale ma solo ricevuta/fattura. Grazie
Sì, puoi effettuare l’acquisto, ma a una condizione fondamentale: il documento fiscale che ricevi (sia esso fattura o ricevuta/documento commerciale) deve essere regolarmente intestato al Comune (completo di Codice Fiscale dell’ente ed eventualmente di Partita IVA, se l’acquisto rientra in un’attività commerciale dell’ente).
La normativa sulle spese economali delle Pubbliche Amministrazioni non obbliga all’uso esclusivo dello scontrino. Al contrario, la fattura e la ricevuta fiscale sono titoli assolutamente idonei — e spesso preferibili sotto il profilo della certezza contabile — per documentare la spesa ai fini della resa del conto giudiziale.
Tuttavia, nel contesto degli acquisti online e della cassa economale, ci sono tre aspetti operativi determinanti che devi verificare nel tuo specifico caso:
1. La distinzione contabile (Scontrino/Ricevuta vs. Fattura)
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Se ricevi una Ricevuta Intestata (o Documento Commerciale online): L’operazione si configura come un acquisto al minuto (art. 22 DPR 633/1972). In questo caso, non si applica il meccanismo dello Split Payment (scissione dei pagamenti). Puoi pagare l’intero importo (imponibile + IVA) tramite la carta di credito/debito dell’ente o prepagata associata all’economato, e l’operazione si chiude lì.
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Se viene emessa una Fattura: Se il sito online (es. Amazon Business o altri portali) emette una vera e propria fattura, la regola generale prevede che le fatture intestate alla PA debbano transitare dal Sistema di Interscambio (SDI) ed essere soggette a Split Payment (Circolare Agenzia delle Entrate n. 15/E/2015).
- Cosa comporta? Se paghi online l’intero importo comprensivo di IVA a un fornitore che poi emette fattura in split payment, ti troverai con un’incongruenza contabile (avrai pagato l’IVA al fornitore, ma il Comune sarà comunque tenuto a versarla direttamente all’Erario). Se il portale permette l’acquisto al netto dell’IVA per la PA gestendo lo split payment, l’operazione è regolare; altrimenti, la fattura ordinaria con IVA pagata al fornitore crea una criticità nella rendicontazione economale.
2. Cosa prevede il tuo Regolamento Comunale di Economato
La cassa economale gode di una disciplina di “tracciabilità attenuata” (Delibera ANAC n. 585/2023) ed è esclusa dagli obblighi di richiesta del CIG e ricorso alle piattaforme certificate (MePA/fasi di e-procurement), purché si tratti di spese minute, imprevedibili e di modico valore. È fondamentale che tu controlli il Regolamento interno del tuo Comune, il quale stabilisce:
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Il limite massimo di spesa per il singolo acquisto economale.
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Le tipologie di documenti ammessi (molti regolamenti specificano espressamente che, in mancanza di scontrino “parlante”, la ricevuta dettagliata o la fattura elettronica sono i documenti principali da allegare al registro cronologico).
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L’ammissibilità dell’uso di strumenti di pagamento elettronici (carte di credito dell’ente) per e-commerce.
In sintesi, come procedere operativamente:
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Verifica l’intestazione: Assicurati che in fase di checkout sulla piattaforma online vengano inseriti i dati fiscali corretti del Comune. Una ricevuta anonima non è ammissibile.
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Prediligi la ricevuta se non gestisci lo split payment online: Se il portale rilascia una “ricevuta d’acquisto” dettagliata (con indicazione dei beni, CF del Comune e IVA assolta alla fonte dal venditore) senza emettere fattura elettronica PA, puoi procedere al pagamento totale e rimborsare/registrare la spesa senza problemi di split payment.
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Attenzione alla fattura “standard”: Se il sito genera automaticamente una fattura elettronica ordinaria addebitandoti l’IVA, valuta se lo strumento economale sia quello corretto o se non sia preferibile procedere tramite i canali ordinari di spesa dell’Ente (determinazione di impegno e liquidazione sul codice IPA d’ufficio).