Si chiede, se in seguito ad un’ istanza di cancellazione, ai sensi dell’ art. 95 del Dlgs 396/2000, di un atto di nascita estero, in Parte seconda, serie B, di un cittadino straniero, indebitamente trascritto, poiché inviato erroneamente dal Consolato, che viene accolta con parere positivo del Giudice della Volontaria Giurisdizione, che fissa con decreto la data dell’ udienza, l’ Ufficiale dello stato civile deve presentarsi assistito da un legale, oppure non è necessario?
Si ringrazia anticipatamente
No, l’Ufficiale dello Stato Civile (USC) non deve presentarsi assistito da un legale e, in linea generale, non è nemmeno richiesta la sua presenza fisica all’udienza, a meno che non sia stato espressamente e personalmente convocato dal Giudice per chiarimenti.
Ecco i motivi di diritto e di prassi amministrativa che regolano la fattispecie:
1. La natura del procedimento (Volontaria Giurisdizione)
Il procedimento di rettificazione o cancellazione di cui agli artt. 95 e seguenti del D.P.R. 396/2000 si svolge in camera di consiglio secondo le forme della Volontaria Giurisdizione (artt. 737 e ss. c.p.c.).
- Il ruolo dell’USC: L’Ufficiale dello Stato Civile non è una “parte in causa” in senso tecnico-privatistico, ma interviene nel processo come autorità pubblica a tutela della certezza del diritto e della corretta tenuta dei registri.
- Il ruolo del Prefetto e del PM: In questo tipo di procedimenti, il contraddittorio si instaura principalmente tra il cittadino interessato (o la Procura della Repubblica che promuove l’azione) e il Procuratore della Repubblica, che esprime il proprio parere a salvaguardia dell’interesse pubblico.
2. Il principio della difesa personale dell’Amministrazione
Anche laddove l’Ufficiale dello Stato Civile debba resistere o interloquire nel giudizio di rettificazione (ad esempio, presentando memorie o relazioni scritte richieste dal Tribunale), le pubbliche amministrazioni e i loro funzionari, nell’esercizio delle loro funzioni istituzionali davanti al Tribunale in sede di volontaria giurisdizione, agiscono personalmente.
Non si applica l’obbligo del patrocinio del difensore (avvocato) previsto per i giudizi contenziosi ordinari. L’USC rappresenta l’organo del Comune (e, per delega, dello Stato) e interloquisce con l’autorità giudiziaria tramite relazioni scritte e trasmissione degli atti del fascicolo.
3. Come procedere in pratica
Ricevuto il decreto di fissazione dell’udienza, l’Ufficiale dello Stato Civile deve compiere i seguenti passi:
- Verificare il decreto: Controllare se il Giudice ha disposto la semplice notifica del decreto “all’Ufficiale dello Stato Civile” per opportuna conoscenza e per l’eventuale deposito di memorie, oppure se ha disposto la “comparizione personale” dello stesso (ipotesi rarissima, che si configura solo se il Giudice necessita di chiarimenti urgenti e specifici sul funzionamento dei registri o sull’errore materiale del Consolato).
- Trasmissione di una relazione: La prassi corretta prevede l’invio al Tribunale (cancelleria della Volontaria Giurisdizione) di una relazione scritta dettagliata a firma dell’USC. Nella relazione si confermeranno i fatti: la ricezione dell’atto dal Consolato, l’avvenuta trascrizione in Parte II Serie B, la successiva scoperta dell’indebita trascrizione (es. per carenza della cittadinanza italiana o per errore materiale di invio del Consolato) e il parere favorevole dell’ufficio alla cancellazione per il ripristino della verità anagrafica e di stato civile.
- Attesa del decreto finale: Una volta tenutasi l’udienza (alla quale l’USC non presenzierà), il Tribunale emetterà il decreto definitivo di cancellazione/rettificazione. Questo decreto, una volta passato in giudicato (o dichiarato provvisoriamente esecutivo), sarà notificato o trasmesso all’USC per l’esecuzione materiale dell’annotazione di cancellazione sull’atto originario.