Nelle comunicazioni interne tra uffici gira ormai la convinzione che la email sia sufficiente in base al cad.
Io però sono convinto che la fede pubblica attribuita dal protocollo sia cosa diversa anche perché alcuni uffici hanno la convinzione che con una semplice email possano rimbalzare adempimenti e oneri.
Che ne pensate? Vogliamo inquadrare bene la questione? Che valore ha una email?
Buonasera,
per quanto concerne l’obbligo di protocollo io mi atterrei al disposto dell’art. 53, comma 5, del D.P.R. 445/00:
“Sono oggetto di registrazione obbligatoria i documenti ricevuti
e spediti dall’amministrazione e tutti i documenti informatici. Ne
sono esclusi le gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali e i
notiziari della pubblica amministrazione, le note di ricezione delle
circolari e altre disposizioni, i materiali statistici, gli atti
preparatori interni, i giornali, le riviste, i libri, i materiali
pubblicitari, gli inviti a manifestazioni e tutti i documenti gia’
soggetti a registrazione particolare dell’amministrazione.”
Per quanto concerne il valore della semplice e mail (la PEO per intenderci), occorre evidenziare che da una parte c’è chi qualifica la e-mail ordinaria come un documento elettronico che, stante l’assenza di firma elettronica avanzata, qualificata o digitale, non ha l’efficacia della [scrittura privata] prevista dall’art. 2702 c.c, ossia di piena prova fino a [querela di falso]; altra parte invece ritiene che la email ordinaria, anche se priva di firma, rientrando nelle rappresentazioni meccaniche di cui all’art 2712 c.c. faccia piena prova “dei fatti e delle cose rappresentate, se colui contro il quale sono prodotte non ne disconosce la conformità ai fatti o alle cose medesime.”
Per approfondimenti:
A mio avviso , dipende dal tipo di comunicazione di cui di tratta, poiché la prassi amministrativa vede spesso missive , ad esempio inoltrate dai superiori gerarchici ai loro sottoposti contenenti direttive, con semplice mail.
Personalmente non la vedo come uno scarico di responsabilità informale se, ovviamente , viene utilizzato l’account ufficiale dell’ente.
Protocollare qualsiasi comunicazione interna sarebbe un appesantimento ed un
inutile aggravio dell’attività amministrativa.
Ma aspettiamo più autorevole opinione sul tema, msgari dal Prof @Simone.Chiarelli
Buona lettura
Simona