Cassa economale

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#1

Buongiorno,

la presente per chiarimenti circa le spese da effettuarsi con cassa economale. Il mio Responsabile dice di effettuare solo spese urgenti ed imprevedibili. E’ corretto? come funziona?
Ad esempio l’acquisto di corone per eventi isituzionali può rientrare in questa casistica ? O la riparazione di macchine del parco degli automezzi comunali può rientrare? O acquisti per l’asilo nido, (piatti, bicchieri)? O è meglio ricorrere alla determina di affidamento?

#2

La risposta breve è: sì, il tuo Responsabile ha sostanzialmente ragione, ma con importanti sfumature tecniche e normative che è bene conoscere per evitare rilievi da parte dei revisori dei conti.

Il servizio di cassa economale è un’eccezione al principio ordinario di esecuzione della spesa pubblica (che prevede l’iter: determina, impegno, liquidazione, ordinativo di pagamento). Per questo motivo, è rigidamente normato dal Regolamento di Contabilità del tuo Comune e dall’art. 153, comma 7, del TUEL (D.Lgs. 267/2000).

Ecco come funziona e l’analisi dettagliata dei tuoi casi specifici.

I Presupposti della Spesa Economale

Perché una spesa possa essere pagata tramite il fondo economale (per contanti o mezzi equivalenti), devono coesistere tre requisiti fondamentali:

  1. Modestia dell’importo: Entro i limiti massimi fissati dal Regolamento comunale (es. max 200€ o 500€ a spesa).
  2. Urgenza e Imprevedibilità: Non è possibile attendere i tempi di una normale istruttoria di affidamento senza cagionare un danno o un blocco dell’attività amministrativa.
  3. Tipizzazione: La spesa deve rientrare nell’elenco delle “spese minute e di consumo” tassativamente previste dal Regolamento di contabilità o economato dell’ente.

Analisi dei Casi Specifici

L’economato non può mai diventare uno strumento di “comodità” per aggirare la programmazione o il Codice dei Contratti Pubblici ($D.Lgs. 36/2023$).

1. Acquisto di corone per eventi istituzionali (es. 4 Novembre, 25 Aprile, funerali istituzionali)

  • Risposta: SÌ, di norma rientra.
  • Motivazione: Spesso l’evento istituzionale o il decesso di una figura di rilievo presentano i caratteri dell’imprevedibilità o dell’urgenza temporale. È la classica spesa di rappresentanza minuta che i regolamenti comunali attribuiscono alla cassa economale, purché l’importo sia modesto.

2. Riparazione di macchine del parco automezzi comunale

  • Risposta: DIPENDE (Ma tendenzialmente NO, salvo emergenze assolute).
  • Motivazione: Se si rompe improvvisamente lo scuolabus o il mezzo della Polizia Locale durante un servizio urgente, la riparazione immediata del guasto per rimettere in sicurezza il mezzo (es. il cambio di una lampadina o una camera d’aria bucata) può essere gestita in urgenza tramite economato.
  • Tuttavia, la manutenzione ordinaria del parco auto (tagliandi, cambio gomme stagionale, riparazioni programmate) deve essere affidata tramite determina di affidamento diretto, in quanto spesa programmabile.

3. Acquisti per l’asilo nido (piatti, bicchieri, ecc.)

  • Risposta: NO (Salvo rotture massive improvvise).
  • Motivazione: Il fabbisogno di stoviglie e beni di consumo per l’asilo nido è un’esigenza assolutamente ordinaria e prevedibile. All’inizio dell’anno educativo (o periodicamente), l’ufficio competente deve programmare l’acquisto e procedere con un affidamento diretto (es. sul MEPA o fuori Mepa tramite determina). Usare l’economato per questo è considerato “frazionamento artificioso” della spesa per saltare la programmazione.
  • Eccezione: Se durante un trasloco o un incidente in cucina si rompono contemporaneamente tutti i piatti e i bambini non possono pranzare il giorno dopo, l’acquisto immediato di un set d’emergenza è giustificato dall’urgenza.

Il “bivio” decisionale: Economato o Determina?

Per capire quale strada prendere, puoi seguire questa regola pratica:

Caratteristica della spesa Cassa Economale Determina di Affidamento Diretto
Prevedibilità Spesa episodica, imprevista, occasionale. Spesa programmabile, ricorrente, d’istituto.
Tempistica Immediata, non può aspettare i giorni di pubblicazione di un atto. Consente i tempi tecnici di istruttoria (trattativa, Cig, verifica requisiti).
Tracciabilità e Cig Spesso esentata dal CIG preventivo (ma tracciata ex post a seconda dei regolamenti e delle delibere ANAC). Richiede sempre CIG (anche se semplificato per micro-affidamenti) e rispetto del Codice dei Contratti.
Importo Sotto la soglia rigidissima del Regolamento d’Economato. Fino alle soglie di legge per l’affidamento diretto ($<140.000$€ per servizi/forniture).

Consiglio operativo

Se ti rendi conto che un acquisto (come i piatti del nido o la cancelleria) viene ripetuto più volte l’anno tramite economato, significa che c’è un difetto di programmazione. In sede di controllo, i revisori potrebbero contestare l’uso improprio del fondo anticipato.

La regola d’oro: Quando la spesa è programmabile, anche se di modesto valore (es. 150€), la via maestra è sempre la determina di affidamento diretto (o l’ordinativo di liquidazione su un impegno quadro precedentemente assunto). Riserva l’economato solo alle reali minute emergenze quotidiane dell’ente.

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