Come si svolge praticamente un procedimento amministrativo
Qui di seguito la trascrizione automatica (da Youtube, quindi con qualche errore ma comprensibile)
TRASCRIZIONE:
buongiorno benvenuti ben ritrovati iniziamo questo commento su aspetti pratici di come gestire un procedimento amministrativo sia lato cittadino che l’ato pubblica amministrazione quindi partiamo dalla definizione sappiamo che il procedimento amministrativo è quella sequenza di atti diretta l’emanazione di un atto finale che prende il nome appunto di provvedimento amministrativo e vediamo di descrivere operativamente come si svolge parliamo di procedimenti ad istanza di parte procedimenti nei quali appunto l’interessato presenta una domanda alla pubblica amministrazione parliamo di domanda in senso proprio perché appunto abbiamo a che fare con un procedimento autorizzativo quindi il soggetto vuole un’autorizzazione l’autorizzazione a svolgere un’attività il permesso di costruire l’autorizzazione commerciale l’autorizzazione sanitaria diciamo necessita perché la legge prevede che per svolgere quell’attività si debba avere questo atto dell’amministrazione presenta la domanda la domanda la si presenta attraverso la compilazione di una modulistica questa modulistica deve essere messa a disposizione dall’amministrazione in generale no in generale c’è la libertà delle forme e salvo che sia diversamente previsto dalla normativa l’interessato può utilizzare i moduli che ritiene opportuno con un tempo poteva utilizzare fogli bianchi o utilizzare la modulistica dell’amministrazione sempre più spesso invece nella prassi amministrativa e nella legislazione è previsto che certe distanze siano presentabili soltanto attraverso modulistica predefinita o modulistica scaricabile editabile il classico file word o attraverso la compilazione on line questo è un fenomeno ormai sempre più frequente di previsione della compilazione on line perché garantisce un minor numero di errori nella compilazione garantisce un controllo sul contenuto dei campi obbligatori e quindi meno problematiche dal punto di vista istruttorio garantisce il riconoscimento del soggetto preventivo e la possibilità di assisterlo nella compilazione in questi casi il legislatore può prevedere o addirittura lo stesso regolamento comunale piuttosto che e liberazione può prevedere che la presentazione su modalità diverse quindi non utilizzando il modello online non utilizzando la modulistica scaricabile sia appena di irricevibilità o o inammissibilità dell’istanza quindi esiste la possibilità di obbligare interessato a presentare determinati documenti su modelli predefiniti pensate alla dichiarazione dei redditi sul modello 730 ma anche alle pratiche presso lo sportello unico per le attività produttive quindi ora possiamo dire che una buona percentuale di procedure amministrative sono presentabili esclusivamente attraverso formati predefiniti o formati elettronici predefiniti o formati di contenuto cioè il contenuto del corrispondere al contenuto indicato dall’amministrazione appena di un vizio formale vi ricordo che la inammissibilità e irricevibilità significa io non ti posso guardare la domanda anche se fatta bene anche se il contenuto è corretto quindi se tu partecipi a un concorso pubblico e presenti la domanda per beck o per raccomandata ma il bando prevedeva la compilazione on line to viene buttato fuori anche se sei il migliore ok anche se avevi requisiti di partecipazione quindi l’interessato compila la domanda nella presentazione di una domanda la pubblica amministrazione c’è una prima regola formale che è quella dell’applicazione di un tributo uno dei più odiati dagli italiani che l imposta di bollo l’imposta di bollo ecco il tributo che si applica alle istanze rivolte alla pubblica amministrazione a prescindere dal contenuto e che si sostanzia nella applicazione quando e documenti e cartaceo o nella indicazione del modello di domanda del codice della cosiddetta marca da bollo le marche da bollo non hanno più questo nome ora si chiamano contrassegni telematici che vengono rilasciati da soggetti abilitati
negozi abilitati bar tabacchi abilitati e che appunto ammonta ad oggi a euro 16 ogni quattro pagine se la domanda e cartacea euro 16 a prescindere dal numero di pagine se l’istanza la mancanza della marca da bollo non determina irregolarità insanabile dell’istanza l’istanza deve comunque essere valutata quindi se partecipo se presenta una istanza una domanda senza marca da bollo la pubblica amministrazione della deve comunque mandare avanti la deve comunque istruire deve comunque acquisire i pareri non può né bocciare e archiviare ne possono essere escluso per la mancanza dell’imposta di bollo mi chiederà la regolarizzazione e in mancanza di regolarizzazione deve trasmettere gli atti all’agenzia delle entrate questo è importante lo dico per i dipendenti pubblici che nel caso in cui il dipendente non faccia regolarizzare entro 30 giorni dalla data in cui l’imposta di bollo era dovuta quindi la data di protocollo dell’istanza risponde in solido dell’omesso versamento quindi per ripagare anche lui i 16 euro più sanzioni più interesse quindi attenzione alla regolarizzazione ma attenzione anche a non chiedere integrazioni non ritenere inefficace la domanda presentata non tutte le istanze sono in bolle esistono cause di esenzione soggettiva le onlus altri soggetti che non sono soggette imposta di bollo o cause di esenzione oggettiva ad esempio la partecipazione ai pubblici concorsi nella partecipazione come ci concorsi non si presenta non si applica l’imposta di bollo dopodiché la domanda arriva al protocollo viene protocollata o cartacea o elettronica il flusso diciamo elettronico la trasporta all’ufficio protocollo che ha il compito di dargli una data e dargli un numero che funziona la data al numero non ha una funzione accertativa la documentazione esiste ed è diciamo valutabile è utilizzabile fa fede anche se non viene protocollata il protocollo ha una funzione archivistica di garantire la corretta archiviazione nella documentazione in arrivo per essere diciamo registrata correttamente agli atti dell’ufficio quindi anche un documento non protocollato se posso dimostrare che lo trasmesso regolarmente produce i suoi effetti giuridici
l’ufficio che il protocollo ovviamente restituisce in formato elettronico cartacea quello che è il numero di riferimento che appunto il cosiddetto numero di protocollo numero progressivo che ogni anno si riazzera e che insieme alla data identificano univocamente il documento o il complesso di documenti protocollo è unico anche in presenza di più elaborati che fanno parte della stessa della stessa pratica una volta ha protocollato il documento questo viene trasmesso all’ufficio competente fra la data di compilazione la data di protocollazione e la data di trasmissione all’ufficio competente possono passare anche dei giorni questo dipende dall organizzazione degli uffici un tempo quando la gestione era analogica quindi cartacea questi giorni potevano anche essere tanti 57 10 perché magari tutta la posta veniva data al responsabile responsabile guardava ogni 2 3 giorni e poi la smistava oggi nell’era telematica con la possibilità di predisporre la modulistica da compilare quindi so già quando l’interessato ha compilato il modello di partecipazione al concorso che quella domanda deve andare all’ufficio concorsi non serve che faccia il giro di tanti soggetti allora arriva all ufficio competente ufficio competente ovviamente deve fare come primo adempimento una verifica formale quindi una verifica che la documentazione sia regolare perché io possa aver messo dati nei campi sbagliati possa averla mandata cartacea o per beck con un allegato sbagliato è la verifica di irregolarità inammissibilità irricevibilità cioè se la documentazione priva di sottoscrizione non è chiaro un oggetto della domanda c’è un vizio formale forte allora il procedimento non parte il procedimento non si attiva occorre comunicare all’interessato questo vizio grave se è possibile comunicare all’interessato nell’epoca del cartacea adesso ad esempio poteva capitare che ti arriva una comunicazione dove l’interessato si era dimenticato di scrivere il proprio nome e cognome proprio le capito che tu non avevi la possibilità di rispondere e quindi la mette via gli atti oggi è molto più difficile quindi comunque da dal soggetto mittente che sia un’email che sia una pec che sia le indicazioni che ha indicato appunto nella domanda io rispondo dichiarando inammissibile ricevibile questo significa che la domanda il procedimento non si attiva è come se fosse morto l’interessato per poterla attivare deve ripresentare l’istanza in modo corretto se è nei tempi e nei termini pensate domanda di partecipazione di un concorso priva di sottoscrizione è inammissibile se sono scaduti i termini di presentazione non potrà più partecipare a quel concorso in alcuni casi è possibile che la domanda invece sia ammissibile ricevibile cioè abbia gli elementi essenziali ma sia carente mancante di qualche elemento e qui interviene il cosiddetto processo di richiesta di integrazione la richiesta di integrazioni e quella attività istruttoria che fa l’ufficio in presenza di una domanda ammissibile quindi se inammissibile non si chiedono integrazione se ne ammissibile si dichiara tal quale se manca la firma manca un elemento obbligatorio per legge si dichiari inammissibile se invece c’è la firma c’è il modello giusto ma che avevo chiesto una planimetria e non hai messo avevo chiesto un documento e non è messo avevo chiesto una precisazione e non l’hai messa allora si procede con la richiesta di integrazione che a seconda dei settori può avere i nomi diversi ad esempio i materia di appalti si chiama soccorso istruttorio il supporto orio è la equivalente della richiesta di integrazioni per la documentazione amministrativa normalmente nei procedimenti e istanza di parte prende il nome di richiesta di integrazioni cosa fa la richiesta di integrazione la richiesta di integrazioni interrompe i termini del procedimento quando un procedimento che è partito inizia a consumare diciamo i suoi testi noi sappiamo che la pubblica amministrazione deve adottare l’atto entro un termine predefinito il termine il procedimento esiste sempre e 30 giorni se non è diversamente stabilito allora quando l’amministrazione chiede integrazioni normalmente interrompe i tempi del pd termine del procedimento qui la dottrina amministrativa distingue due ipotesi la sospensione dei termini del procedimento sospensione significa che se io ho presentato la domanda il primo gennaio e l’amministrazione il 10 gennaio mi comunica che il procedimento è sospeso allora quando io presento le integrazioni l’amministrazione ha 20 giorni per rispondere perché perché la sospensione non far ripartire da zero i termini non ri azzera i termini quindi sospensione non ri azzera i termini mentre l’interruzione del procedimento si azzera i termini mi direte quand’è che l’amministrazione sospende quando interrompe normalmente interrompe perché se ti chiedo integrazione vuol dire che mi manca un elemento essenziale per la valutazione quindi sono rarissimi e ormai i casi di sospensione del procedimento mentre più frequenti sono quelli di interruzione questo rari parlo sempre ai colleghi della pubblica amministrazione scrivetelo espressamente perché molto spesso trovo scritto si chiedono integrazioni da presentarsi entro bene ma cosa ha fatto il termine per precedente va computato non proprio quindi precisato che il termine ha interrotto usare la parola interruzione o i termini sono riazzerati rende esplicito questo effetto a di là del termine asset dopo di che in caso di integrazione quindi facciamo questa ipotesi l’amministrazione si trova a inviare una richiesta all’interessato il qua al quale vengono assegnati dei giorni per produrre le integrazioni anche qui c’era un abitudine sbagliatissima quella di non assegnare un termine per le integrazioni che fa che ha fatto sì che in molti casi ti trovi procedimenti aperti da anni per cui l’interessato non ha prodotto questa richiesta queste questa documentazione integrativa mentre è buona prassi buona regola di procedere alla richiesta di integrazioni assegnando un termine ed indicando gli effetti della mancata produzione delle integrazioni che normalmente è l’archiviazione del procedimento che cos’è l’archiviazione è un vizio procedurale diverso dalla inammissibilità è nellina ammissibilità io non faccio partire il procedimento nell’archiviazione non lo concludo con una valutazione di merito quindi non vado a guardare la documentazione perché perché mi manca questo elemento essenziale tu non avendo portato le integrazioni entro il termine assegnato determini la chiusura per vizi procedurali
persone di richiesta di integrazioni dovrebbe accompagnarsi dalla indicazione delle conseguenze della mancata produzione della delle integrazioni questo è molto importante e ovviamente è molto importante che dal lato del cittadino dell’interessato che deve sapere quali sono queste conseguenze qualora l’interessato presente l’integrazione ovviamente le integrazioni non sono soggette alla nuova imposta di bollo l’imposta di bollo e solo sulla domanda iniziale la documentazione viene acquisita dall’ufficio competente il quale fa la cosiddetta istruttoria l’istruttoria è preceduta ai sensi della legge 241 del 90 dalla comunicazione di avvio del procedimento la comunicazione di avvio del procedimento e quella comunicazione con la quale l’amministrazione appunto comunica la partenza di un procedimento anche per il procedimento istanza di parte e lo comunica sia all’interessato quindi a colui che ha fatto domanda che agli eventuali controinteressati ora dal punto di vista formale legge 241 lo prevede espressamente la prassi amministrativa è molto diversa raramente viene fatta la comunicazione del milione del procedimento la comunicazione c’è soprattutto se c’è la richiesta di integrazione quindi la comunicazione procedimento di solito avviene o in assenza di richiesta di integrazioni o contestualmente alla richiesta di integrazioni perché la richiesta integrazione del primo atto dell’istruttoria è un atto già che presuppone la comunicazione di avvio del procedimento questa comunicazione indica alcuni elementi essenziali li sapete o comunque è andata a leggere negli articoli 6 e seguenti della 241 del 90 l’oggetto responsabile del procedimento il termine i rimedi contro il silenzio eccetera eccetera a questo punto contestualmente alla comunicazione di avvio del procedimento la pubblica amministrazione effettua l’istruttoria attraverso chi attraverso i responsabili del procedimento perchè perchè fino alla presentazione della domanda la pratica è gestita dall interessato ed all’ufficio protocollo dall’ufficio dalla segreteria una volta che l’istruttoria è partita il primo atto la comunicazione di avervi cemento alla richiesta di integrazioni e ora vedremo le richieste di pareri sono adottate dai responsabili del procedimento che per la 241 è direttamente il dirigente del settore a meno che non assegna un altro la relativa competenza quindi il responsabile procedimenti comunica l’avvio richiede integrazioni e una volta che la documentazione è disponibile e completa trasmette a via svolge le attività istruttorie che possono essere la richiesta di parere che è la classica attività istruttoria quindi si chiede agli uffici competenti per legge o in caso di pareri facoltativi agli uffici che si ritiene opportuno coinvolgere la valutazione trasmettendogli copia della documentazione presentata
o in alternativa la convocazione della conferenza dei servizi firenze di servizi e l’altro istituto alternativo alla richiesta di valeri con il quale si acquisiscono le valutazioni nell’ambito della conferenza di servizi o sincrona o asincrona e qui 14 bis 14 e seguenti della legge 248 del 90 chiusa l’istruttoria nell’ambito della quale potrebbero esserci nuove richieste di integrazioni perché perché mando la richiesta di parere all’azienda sanitaria l’azienda sanitaria mi chiede integrazioni non quelle originarie quelle che avrebbe potuto sapere il responsabile procedimento ma quelle specifiche della materia quindi io avevo chiesto una planimetria il responsabile del procedimento ha visto che c’è allegate agli atti la previa tria gli andava bene ma la sla vuole dettagliata perché vuole vedere dove sono i fornelli dove sono i bagni eccetera eccetera e allora chiede integrazione quindi richiesta di integrazioni nella fase di istruttoria da parte degli altri uffici o nell’ambito dei pareri e anche in questo caso c’è la questione della interruzione nuova nuovamente dei termini del procedimento oppure in sede di conferenza dei servizi nella prima riunione della conferenza dei servizi si chiedono le integrazioni alla all’interessato una volta conclusa l’istruttoria quindi una volta che ho i pareri gli elementi informativi ovviamente il responsabil procedimento oltre
verifiche d’ufficio quelle per le quali è competente il suo ufficio e da tutti gli elementi a disposizione il responsabile il procedimento è tenuto a chiudere l’istruttore con una sua valutazione deve dire se ritiene autorizzati leo non autorizzabile l’attività e come lo fa lo può fare esplicitamente e formalmente attraverso una relazione quindi scrivendo una relazione al responsabile del servizio quello che firmerà l’atto finale perché ricordiamo il risuonare il procedimento non necessariamente coincide con il soggetto titolato ad adottare l’atto finale o semplicemente predisponendo l’atto da sottoscrivere questa è la tesi che preferisco io sburocratizzare e semplificare cioè nel momento in cui i miei colleghi li sottopongono alla firma la determina l’autorizzazione e il provvedimento è ovvio che hanno è implicito ma anche esplicitato attraverso procedure interne che condividono quel contenuto a quel punto il responsabile del servizio quello che deve sottoscrivere l’atto ha autonomia decisionale quindi può decidere di e qui i casi sono 3 a fronte di un atto autorizzativo predisposto da responsi ta del responsabile procedimento di negare l’autorizzazione quindi la vede in senso diametralmente opposto a responsabile procedimento e lo può fare è lui che deve firmare chi firma deve decidere seconda ipotesi firma l’atto così come gli è stato proposto quindi condivido al cento per cento l’istruttoria lo svolta al responsabile questo è il caso e si verifica nella stragrande maggior parte maggioranza dei casi terza ipotesi firma l’atto ma ne modifica il contenuto cioè ci aggiunge una prescrizione ci aggiunge un altro elemento e quant’altro qualora il responsabile del servizio non sottoscriva lato quindi adotti un provvedimento diverso dall istruttoria svolta dal responsabile del procedimento il responsabil procedimento ha diritto di far evidenziare quale era la sua volontà questo lo prevede espressamente la 241 quindi è fisiologico che all’interno di un’organizzazione la si veda in modo diverso dalla patologia sono gli yes man non tanto che coloro che la vedono in modo differenziato poi certo esiste una gerarchia terre gerarchico per il quale quello di ultima istanza quello che ha il potere di firma poi deve decidere a suo rischio e pericolo ovviamente tenuto conto delle proprie responsabilità però è del tutto fisiologico che ci si possa trovare di fronte ad una istruttoria negativa e un’autorizzazione rilasciata o un’istruttoria positiva e un autorizzazione negata dopodiché una volta che il responsabile firma l’atto e attenzione normalmente lo deve sottoscrivere in modalità elettronica esiste una norma del codice dell’amministrazione digitale che obbliga le pubbliche amministrazioni spesso se lo dimenticano ce lo dimentichiamo a sottoscrivere gli arti in modalità elettronica quindi in formato pdf senza stamparli e fermarli analogicamente quindi una volta che si realizza questo questo presupposto della sottoscrizione digitale l’atto è perfetto l’atto è dal punto di vista amministrativo conclude il suo iter ma non è ancora produttivo di effetti perché l’atto autorizzativo o meglio non è completamente produttivo di effetti perché l’autorizzazione esiste l’atto esiste quindi teoricamente il soggetto autorizzato e se iniziasse a svolgere quell’attività anche senza aver ritirato l’atto svolgere un’attività legittimata quindi non avrebbe complicazioni tuttavia gli atti amministrativi sono nella maggior parte dei casi recenti zzi almeno gli atti dei procedimenti istanza di parte cioè producono pieni effetti con la ricezione da parte dell’interessato allora in quel caso c’è la cosiddetta fase integrativa dell’efficacia quindi alla fase decisoria che la fase di sottoscrizione segue la notifica all’interessato quindi la trasmissione ad oggi sempre più frequentemente tramite pec del provvedimento che produce effetti una volta messo a disposizione del dell’interessato una volta messa a disposizione della can nella casella di posta elettorale catella interessata a quel punto si conclude l’iter con la fase integrativa con la produzione degli effetti e ovviamente si è svolta l’attività per poter trasmettere all’interessato il provvedimento c’è solo a volte degli adempimenti amministrativi successivi per esempio tutte le istanze rivolte alla pubblica amministrazione sono soggette al bollo sia sull’istanza stessa che sul l’atto finale quindi l’amministrazione chiederà all’interessato se non l’ha già prodotta prima una nuova marca da bollo nuova imposta di bollo del valore di 16 euro che va appunto sul provvedimento finale così come chiederà ad esempio il pagamento dei diritti di istruttoria o altri altra documentazione che magari è necessaria per concludere il procedimento bene io spero di aver chiarito descritto in una maniera un po diversa non troppo giuridica non da 241 del 90 quello che è un po l’iter pratico di svolgimento del procedimento ovviamente il provvedimento finale viene numerato può essergli dato un numero progressivo perché il comune a un progressivo dell’autorizzazione o ha dato un numero di protocollo in uscita perché ha una comunicazione in uscita e poi viene ovviamente archiviato e eventualmente pubblicato qui c’è tutto il tema degli obblighi di pubblicazione degli atti amministrativi decreto 36 2013 che vi consiglio di guardare ottimi jolly se vi chiedono di un procedimento amministrativo e parlate del deserto 33 elan plan quindi consideratelo come diciamo la ciliegina sulla torta di questa tematica sono arrivato vado a mangiare vi saluto e vi ringrazio ciao