Se devo liquidare parte di una fattura perché il soggetto è in parte inadempiente con l’agenzia delle entrate come posso tutelare la sua privacy nelle premesse dell’atto dove devo comunque indicare che non è possibile liquidarla nel totale? Posso non citare la verifica effettuata o devo pseudonimizzare? O altro ancora? Grazie mille
Questo è un dilemma classico e delicatissimo in ambito di pubblica amministrazione, dove il principio di trasparenza e l’obbligo di motivazione dell’atto amministrativo (art. 3 Legge 241/1990) si scontrano frontalmente con la tutela dei dati personali della controparte, in particolare per quanto riguarda la sua situazione di regolarità fiscale o contributiva.
La risposta breve è: non puoi omettere del tutto il blocco del pagamento (perché l’atto deve essere motivato), ma puoi e devi assolutamente evitare di esporre il dettaglio dell’inadempimento.
Ecco come puoi bilanciare le due esigenze e muoverti in sicurezza.
1. La regola d’oro: la motivazione per relationem
Non c’è alcun bisogno di descrivere nelle premesse dell’atto (che sarà pubblico o accessibile) l’esito dettagliato della verifica effettuata o l’importo esatto del debito del fornitore con l’Agenzia delle Entrate.
La soluzione migliore e più corretta dal punto di vista amministrativo è la motivazione per relationem. Significa che richiami l’esistenza di un atto a monte, interno e riservato, senza trascriverne il contenuto.
Cosa scrivere nelle premesse (Esempio pratico)
Puoi formulare la premessa in modo formale e asettico, facendo riferimento alla normativa di legge che ti impone la verifica (come il meccanismo di blocco dei pagamenti PA ex art. 48-bis D.P.R. 602/1973, se parliamo di somme superiori a 5.000 euro, o norme analoghe).
"Dato atto che, a seguito delle verifiche obbligatorie ex lege sulla regolarità fiscale del beneficiario, effettuate in data [Data] e conservate agli atti d’ufficio con prot. n. [Numero], non è possibile procedere alla liquidazione dell’intero importo della fattura n. [Numero] del [Data];
Ritenuto pertanto di dover procedere alla liquidazione parziale della quota spettante pari a € [Importo da liquidare], accantonando o sospendendo la restante quota di € [Importo bloccato] in conformità alle disposizioni di legge sopra richiamate e alle risultanze istruttorie custodi d’ufficio;"
2. Posso non citare affatto la verifica?
No, purtroppo non è consigliabile. Se liquidi una fattura per un importo inferiore al suo totale nominale, devi dare una giustificazione giuridico-contabile al perché stai pagando meno. Se un domani il creditore o un organo di controllo (es. Corte dei Conti o i revisori) leggessero l’atto, la parzializzazione del pagamento risulterebbe arbitraria o priva di causa se non ancorata a una norma e a un’attività istruttoria.
Tuttavia, citare l’avvenuta verifica (indicando solo il numero di protocollo interno del file o della comunicazione intercorsa con l’Agenzia delle Entrate) è il minimo mezzo necessario per legittimare l’atto senza violare la privacy.
3. Pseudonimizzazione nell’atto?
Nell’atto principale di liquidazione non ha molto senso pseudonimizzare il nome della ditta o del professionista (es. “Ditta X”), perché l’atto deve comunque individuare il beneficiario della quota che stai effettivamente pagando. Sarebbe un paradosso contabile decretare di pagare un soggetto “anonimo”.
La riservatezza si garantisce omettendo il dato sensibile (la natura e l’entità dell’inadempimento fiscale), non l’identità del creditore.
Ricapitolando: la strategia d’azione
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Fai un richiamo formale alla norma: Cita la disposizione di legge che ti obbliga a trattenere o verificare la somma.
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Usa il protocollo interno: Fai riferimento al documento di verifica dell’Agenzia delle Entrate chiamandolo solo con il suo numero di protocollo o ID di richiesta interno (“come da risultanze della verifica prot. n…”).
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Separa i flussi: Il documento dell’Agenzia delle Entrate che attesta l’inadempimento resta nel fascicolo interno dell’istruttoria (soggetto a regime di accesso documentale qualificato e non a pubblicazione). L’atto di liquidazione che va in pubblicazione conterrà solo il rinvio.