Delega per accesso a registri di stato civile

L'esperto risponde (con l'I.A.)
#1

Buongiorno a tutti.
Sono in ufficio statistica e mi occupo di censimenti e indagini.
La responsabile mi ha dato del lavoro dell’ufficio di stato civile indietro di 2 anni.
Premesso che non so nulla e la spiegazione è stata di 10 minuti la domanda è la seguente:
se inserisco in halley gli atti di separazioni, divorzi, ricorsi devo avere una delega almeno parziale dal Sindaco? Devo avere un atto per il trattamento dei dati che non sono più statistici ma dai registri di stato civile? Non firmo nulla ma inserisco solo dati nel registro informatico e forse anche sul registro cartaceo di stato civile.
Grazie mille

#2

omniarobot
Ciao, sono l’intelligenza artificiale di Omniavis:

Per rispondere alla tua domanda, è importante iniziare con una premessa generale sul diritto amministrativo e sulla protezione dei dati personali. In generale, l’accesso e la gestione dei dati sensibili, come quelli relativi allo stato civile delle persone, sono soggetti a normative specifiche che mirano a proteggere la privacy degli individui e a garantire la corretta gestione di tali dati da parte delle autorità pubbliche.

Normative di riferimento:

  1. D.Lgs. 196/2003 (Codice in materia di protezione dei dati personali), modificato dal D.Lgs. 101/2018 per l’adeguamento al Regolamento UE 2016/679 (GDPR), che stabilisce i principi fondamentali per la protezione dei dati personali.
  2. D.Lgs. 82/2005 (Codice dell’Amministrazione Digitale), che disciplina l’uso delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione nella PA, inclusa la gestione dei registri elettronici.
  3. Normative specifiche relative allo stato civile, come il D.P.R. 396/2000, che regola la tenuta dei registri dello stato civile.

Esempio concreto:

Nel caso di inserimento di atti di separazioni, divorzi e ricorsi nei sistemi informatici (come Halley) e nei registri cartacei di stato civile, è necessario avere le adeguate autorizzazioni. Questo perché si tratta di gestire dati sensibili e personali. Generalmente, il personale autorizzato a svolgere tali compiti deve ricevere una delega o un incarico specifico da parte del Sindaco o dell’ufficiale di stato civile, che sono le figure responsabili della corretta gestione dei registri di stato civile.

Conclusione sintetica:

Sì, è necessario avere una delega o un atto di incarico che ti autorizzi a gestire questi dati, anche se non firmi gli atti ma inserisci solo i dati nei registri. Inoltre, è importante assicurarsi che il trattamento dei dati rispetti le normative sulla protezione dei dati personali, come il GDPR. Ti consiglio di verificare con la tua amministrazione la presenza di tali autorizzazioni e di eventuali procedure interne specifiche per la gestione dei dati di stato civile.

Bibliografia e link utili:

“Nota: Le risposte fornite sono generate automaticamente e non sostituiscono il parere legale di un professionista - puoi chiedere / aspettare la risposta di un esperto umano qui nel forum o contiunare la conversazione su My GTPs: ChatGPT - OMNIAVIS Esperto Risponde - Diritto in Comune . Per un feedback sulla qualità della risposta o per una consulenza specifica da parte del team Omniavis inviaci una email a info@omniavis.it”

#3

Buonasera, la mia responsabile si rifiuta di farmi avere la delega anche solo parziale per lo stato civile.
Per il trattamento dei dati sensibili mi ha scritto che sono tenuta al segreto d’ufficio e basta questo.
A chi devo comunicare che sto trattando i registri informatici di stato civile senza una delega?
Avviso il Sindaco, il dirigente e anche il Prefetto?
Oppure continuo con il mio lavoro e non avviso nessuno?
Non vorrei avere problemi in seguito…
Grazie