Si chiede, al fine di trascrivere sentenza di divorzio di un cittadino iscritto all’ Aire, pronunciata nel 2018, da un Tribunale di un Paese UE (Spagna), si acquisisce copia del certificato di cui all’ art. 39 del Regolamento europeo n.2201/2003, tradotto, oltre il modulo di richiesta di trascrizione sentenza con marca da bollo di € 16, inoltre, è possibile accettare copia dell’ istanza di richiesta di trascrizione corredata del documento di identità del richiedente e applicare sulla stessa la marca da bollo consegnatami da un familiare allo sportello? Oppure è necessario l’ invio dell’ originale cartaceo con successiva apposizione della marca da bollo sull’istanza?
In merito alla corretta procedura per la ricezione e la trattazione dell’istanza di trascrizione di una sentenza di divorzio dell’Unione Europea (nello specifico, Spagna del 2018), occorre scindere nettamente gli aspetti legati alla documentazione europea da quelli relativi alle modalità di presentazione della domanda e all’assolvimento dell’imposta di bollo.
Ecco il quadro operativo corretto per l’ufficio di Stato Civile:
1. Documentazione UE (Art. 39 Reg. CE 2201/2003)
Prima di valutare l’istanza, è opportuno chiarire un punto cruciale sui documenti allegati:
- Esenzione da traduzione e legalizzazione: Il certificato rilasciato ai sensi dell’art. 39 del Regolamento CE n. 2201/2003 (cd. Bruxelles II-bis) non necessita di alcuna traduzione, né di legalizzazione o apostille (art. 52 del Regolamento). Trattandosi di un modulo standardizzato multilingue, l’ufficiale dello stato civile lo acquisisce direttamente in originale senza pretendere la traduzione giurata.
- Copia della sentenza: Sebbene il certificato art. 39 sia lo strumento per il riconoscimento automatico, la prassi e l’art. 37 del medesimo regolamento prevedono l’esibizione anche di una copia autentica della sentenza rilasciata dal Tribunale spagnolo (anch’essa esente da legalizzazione).
2. Modalità di presentazione dell’istanza e uso della fotocopia
La questione dell’accettabilità della “copia dell’istanza” consegnata allo sportello da un familiare si risolve applicando le regole generali sul procedimento amministrativo (D.P.R. 445/2000):
- Sì alla presentazione tramite terzo (familiare): L’istanza di trascrizione non deve necessariamente essere presentata personalmente dal cittadino AIRE. Può essere consegnata da un terzo (il familiare), purché l’istanza sia sottoscritta in originale dal richiedente e ad essa sia allegata la fotocopia di un documento di identità valido del richiedente stesso (art. 38, comma 3, D.P.R. n. 445/2000).
- L’istanza deve essere in originale, non una fotocopia: Lo sportello deve acquisire il foglio recante la firma autografa originale del cittadino. Non è possibile accettare una “fotocopia dell’istanza” (ovvero un foglio dove anche la firma sia fotocopiata), a meno che non si tratti di una trasmissione via PEC/Posta che segua i canali digitali certificati o che il familiare non firmi l’istanza in prima persona (laddove ne abbia titolo/delega, ma l’istanza risulterebbe a nome del familiare).
Regola operativa: Se il familiare si presenta con il modulo firmato in originale dal cittadino AIRE e la copia del documento di quest’ultimo, l’istanza è formalmente valida e ricevibile direttamente allo sportello. Se il modulo è una mera fotocopia anche nella firma, l’originale cartaceo deve essere trasmesso (via posta o corriere) o l’istanza va riformulata.
3. Apposizione della Marca da Bollo da € 16,00
L’imposta di bollo è dovuta fin dall’origine sull’istanza (D.P.R. 642/1972).
- Apposizione allo sportello: Se l’istanza presentata dal familiare è formalmente corretta (firma in originale e documento del richiedente allegato), la marca da bollo da € 16,00 consegnata dal familiare può e deve essere applicata immediatamente sul posto sull’istanza stessa, provvedendo alla sua storicizzazione/annullamento tramite datario dell’ufficio o sigla.
- Nessun obbligo di spedizione preventiva per il bollo: Non vi è alcuna necessità logica o giuridica di richiedere l’invio separato dell’originale al solo fine di apporvi la marca, se l’atto che il familiare ha in mano è già l’originale firmato dal richiedente.
Sintesi per l’operatore:
- Verificare la firma: Se il modulo portato dal familiare ha la firma in originale del cittadino AIRE ed è accompagnato dalla copia del suo documento, l’istanza si considera regolarmente presentata.
- Applicare il bollo: Incollare la marca da € 16,00 portata dal familiare direttamente sull’istanza e annullarla.
- Controllare gli allegati: Acquisire il Certificato Art. 39 in originale (ricordando che non serve la traduzione).