Istruttoria licenza art. 68 tulps

Buonasera
vorrei condividere con voi alcune perplessità circa l’istruttoria di un procedimento amministrativo per il rilascio di una licenza art. 68 TULPS di polizia amministrativa.
Preso il nostro Comune, le autorizzazioni di Pubblico spettacolo (art. 68 tulps) sono rilasciate dall’Ufficio di Polizia amministrativa afferente al servizio attività produttive e commercio. Il personale in servizio presso l’Ufficio di Polizia Amministrativa ha un inquadramento amministrativo e non tecnico ed anche una formazione pregressa che non è attinente a studi tecnici.

In questa situazione, nel corso dell’istruttoria, come dobbiamo valutare la documentazione che ci viene trasmessa?
nel suo contenuto o solo nella forma?
laddove ci fossero dei problemi durante lo spettacolo, la responsabilità sarebbe solo del tecnico che ha asseverato o anche nostro dell’ente che ha rilasciato una licenza?

Faccio un esempio: a breve avremo un circo che monterà un tendone ma limitando l’entrata a sole 190 persone non si passerà per la CCVLPS. Ora io, nella mia poca competenza tecnica, come possio valurtare che sia stata trasmessa tutta la documentazione tecnica necessaria per la valutazione del tendone ?

Grazie mille