Protocollo atti e modalità di acquisizione

L'esperto risponde (con l'I.A.)
#1

Buongiorno.
Mi è stato chiesto (e giro le domande) da una giovane collega addetta al Protocollo generale dell’Ente se:

  1. è tenuta ad identificare/conoscere/individuare il soggetto che gli consegna gli atti diretti all’Ente?
  2. è tenuta a dare il numero di protocollo o può dire che questo può essere acquisito dall’Ufficio cui l’atto è diretto e che istruisce la pratica?
  3. è tenuta a rilasciare ricevuta dell’atto depositato?
    Grazie per le risposte
OV FORTNIGHT - Aggiornamento 08/07/2022
#2

rispondo non in qualità de “l’esperto” cui probabilmente ti rivolgi ma in virtù della mia personale esperienza di più anni al protocollo di un Comune:
1-nostra prassi è far allegare un documento dell’intestatario di ogni domanda/pratica; ci sono atti per cui è ammessa la delega;
2-il “sostitutivo” provvisorio di protocollazione, come in più Enti è usuale, è costituito da una copia della prima pagina dell’atto, che viene consegnata con timbro “tondo” comunale e data da datario;su richiesta, con “liberatoria” comunicata per mail, si può comunicare il numero di protocollo (non si fornisce invece lo stesso per telefono);
3- il nostro gestionale fornisce ricevuta formale con numero di protocollo e data approssimata fino ai minuti e secondi…naturalmente dopo aver avuto il tempo materiale per protocollare (il che non sempre può avvenire a distanza ridotta di tempo dalla consegna della domanda)

#3

Scusami se, per capire, ti farò domande banali ma di protocollo non so praticamnte nulla.
Intanto credo che ogni ente dovrebbe avere un regolamento che disciplini l’uso del protocollo a cui attenersi, ma son sicuro che da noi non è stato adotatto e nè penso si rispetti il gestionale.
Detto ciò chiedo:

  1. senza documento di identità dell’intestatario non è possibile accettare il deposito da parte di una terza persona?
  2. gli atti per i quali non è ammessa la delega possono essere prodotti e presentati solo dall’intestatario?
  3. il nostro è un piccolo paese di 7 mila abitanti perciò non esiste il sostitutivo di protocollazione; si protocolla immeditamente. Capita a volte che manchi l’addetta e si rilascia un timbro con il datario sulla copia della prima pagina degli atti che deve fornire l’interessato;
  4. non so cosa sia la liberatoria nè comprendo il terzo punto della tua risposta.
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#4

ribadisco che mi baso sulla mia esperienza personale e sulla base di essa ti rispondo:
1.per nostra prassi richiediamo un documento dell’intestatario (è possibile integrazione successiva richiesta dall’ufficio interessato)
2.si, dove non è ammessa delega
3.le cose avvengono piu’ o meno alla stessa maniera da noi
4.intendevo dire che da noi per motivi di privacy non si rilascia numero di protocollo per telefono;è consentito invece fare apposita richiesta alla nostra mail richiamando le generalità del richiedente,l’oggetto e le circostanze in cui è stata richiesta la protocollazione

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