Un dipendente che si reca fuori dalla regione per partecipare a un convegno nel quale funge da relatore
( con il ruolo che riveste in comune) Chiede il rimborso delle spese viaggio (aereo) etc …è corretto procedere al rimborso anche se l’ente non ha un regolamento sui rimborsi di missioni o trasferte dei dipendenti
Sì, è corretto ed è legittimo procedere al rimborso delle spese, a condizione che la missione sia stata preventivamente autorizzata e direttamente riconducibile alle funzioni istituzionali dell’ente.
L’assenza di un regolamento interno sulle missioni non fa venire meno il diritto del dipendente al rimborso, né l’obbligo dell’amministrazione di sostenerne gli oneri, poiché la disciplina generale è direttamente prescritta dal CCNL Comparto Funzioni Locali (in particolare l’art. 64 del CCNL 16.11.2022) e dai principi generali dell’ordinamento giuridico (secondo cui lo svolgimento di compiti d’ufficio non deve gravare sul patrimonio personale del lavoratore).
L’assenza di un regolamento d’ente impone di verificare con estremo rigore la presenza dei seguenti requisiti essenziali:
Preventiva autorizzazione della missione: Deve esistere un atto formale (es. disposizione del Responsabile di Servizio o Dirigente) adottato prima della partenza, che autorizzi lo svolgimento della trasferta, individui la sede, la durata e i mezzi di trasporto consentiti.
Inerenza e interesse pubblico: Il dipendente deve aver partecipato al convegno in rappresentanza formale del Comune o in virtù del ruolo tecnico/amministrativo rivestito nell’ente (non a titolo personale o per attività libero-professionale/scientifica privata).
Motivazione del mezzo di trasporto straordinario (aereo): Trattandosi di mezzo aereo, l’autorizzazione preventiva (o la determina di liquidazione) deve dare conto della convenienza economica o della necessità organizzativa/temporale dell’uso del volo rispetto ai mezzi ordinari (treno, auto di servizio).
Assenza di compensi o doppi rimborsi: L’evento o l’ente organizzatore non deve aver corrisposto al relatore alcun compenso/gettone per la relazione o alcun rimborso spese diretto (deve essere resa specifica dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà dal dipendente).
Documentazione analitica e tracciabile: Tutte le spese devono essere giustificate da documenti fiscali d’acquisto intestati o riconducibili al dipendente (carte di imbarco, biglietti aerei, ricevute/fatture di vitto o alloggio nei limiti previsti dal CCNL).
In assenza del regolamento interno, nel provvedimento di liquidazione (Determina del Responsabile del Servizio) occorre chiarire espressamente che:
La spesa è liquidata in applicazione diretta dell’art. 64 del CCNL Funzioni Locali 16.11.2022;
La missione rispondeva a un preciso e documentato interesse istituzionale dell’ente;
La documentazione di spesa è stata allegata ed è conforme ai limiti della contrattazione collettiva e alle norme sulla tracciabilità dei flussi finanziari.
É consigliabile che l’amministrazione si doti quanto prima di un regolamento interno sulle missioni e trasferte, così da definire preventivamente massimali di spesa, tempistiche di rendicontazione e modalità operative uniformi.